WiZIT är ett verktyg med flera funktioner: söka känslig information, söka specifika uppgifter och avidentifiera. Samtidigt hjälper WiZIT organisationen att ha kontroll på information som kan påverkas av regelverk som GDPR, HIPAA etc.

WiZIT kan utföra heltäckande och komplex sökning genom att söka på alla nivåer i flertalet tillgängliga källor. Sökresultatet redovisas i olika typer av rapporter.

WiZITs verktyg för avidentifiering kan användas till anonymisering, ett tillvägagångssätt som som uppfyller GDPR. Data inte kan spåras till ursprunget och anonymiseringen blir total och slutgiltig.

Sökning i ostrukturerad datalagringsmiljö

En del av orsaken till att GDPR är så svårt att efterleva är att en stor mängd data i organisationer är ostrukturerad, vilket gör sökbarhet till en tidskrävande och komplicerad procedur. Enligt Gartner är närmare 80 % av den totala mängden data i en organisation ostrukturerad; dvs. lagrad på file servers, Intranät, molnlagring, epost etc. Dessa källor har stora mängder data som det är svårt att få överblick över. Sökbarhet kan vara en utmaning. Att söka efter dokument som innehåller personuppgifter och dessutom kunna värdera informationens känslighet kan vara svårt utan ett bra verktyg.

WiZIT söker igenom ostrukturerat data i dokument som exempelvis Word, Excel, Powerpoint, pdf, rtf, textfiler samt data lagrat i molntjänster som exempelvis Office365 Mail, Onedrive och Sharepoint. WiZIT kan också analysera kombinationer av olika sökdata – t.ex. personuppgifter och text i dokument som kan öka personuppgifternas känslighet.

Sökning i strukturerad datalagringsmiljö

Databaser ingår oftast som grundstomme i verksamhetssystem, någon form av stöd för GDPR efterlevnad brukar ingå eller lägga till. Men något som ofta glöms bort är att känslig information kan finnas lagrad i fält som inte är avsedda för den typen av information i datamodellen. Ett exempel är kommentarsfält som kan innehålla personuppgifter eller annan känslig information. 

WiZIT söker igenom hela databaser, alla fält i alla tabeller. Därigenom hittas all information relaterad till sökningen. WiZIT kan användas för genomsökning av databaser som exempelvis MS SQL Server, Oracle, Teradata, IBM DB2, PostgreSQL och BDP.

Säkerheten i WiZIT har högsta prioritet, den information som behandlas skyddas både i vila och i transit. Allt data är krypterat och åtkomst begränsas av flerfaktors autentisering. Behörighet till WiZIT styrs av ett inbyggt behörighetssystem, det finns även möjlighet till multifaktor autentisering och/eller AD inloggning. Behörighetssystemet styr också vilket data respektive användare får se i systemet.

WiZIT använder ett tillvägagångssätt för anonymisering av personuppgifter som uppfyller GDPRs regelverk. Det finns ingen möjlighet att återställa anonymiserad information till originalvärde, men vissa attribut kan vid behov sparas för att understödja behov vid forskning och statistikuppföljning.

För spårbarhet loggas alla viktiga aktiviteter, informationen sparas lokalt men kan också skickas till separat syslog server. Inbyggda backup-rutiner garanterar också att ingen viktig information går förlorad.

WiZIT kunder behöver inte navigera mellan olika system och analysera olika datatyper som innehåller känslig information – de får allt i en översikt via de rapporter som WiZIT producerar.

WiZIT skapar rapporter som presenterar var informationen är lokaliserad (system, avdelning, sökväg etc.). Rapportens innehåll kan filtreras för att anpassas till en specifik mottagares behov (t.ex. PU-ansvarig eller dataskyddsombud).

Rapporterna kan också presentera informationens känslighet, funktionen kan konfigureras efter aktuell organisations behov.

WiZIT leveras som ett komplett och driftklart systemverktyg. Den enda åtgärd som behövs innan driftsättning är specifikation av vilka miljöer som ska genomsökas och behörighetstilldelning. 

WiZIT sköter sig själv. Sökningarna körs med automatik enligt det schema som kunden önskar. Datakällor bearbetas och indexeras, sedan kan kunden få tillgång till resultatet via rapporter eller online via WiZIT GUI. 

WiZIT utvecklas kontinuerligt för att bemöta kundernas behov. Produkten är utformad för att nya funktioner enkelt ska kunna adderas, t.ex. skanning av nya dokumentformat eller lagringsmiljöer.